Czy warto angażować czas i środki na opracowanie czy uporządkowanie rozwiązań systemowych w obszarze HR? O tym jak funkcjonują w tym zakresie polskie firmy i ile może kosztować zignorowanie tych kwestii mówi Maryla Korczyńska, Konsultant Zarządzający firmy PROFES.
Według raportu „Procesy HR w firmach w Polsce”, opracowanego przez firmy Antal i Macrologic, najważniejszymi dla menedżerów obszarami w zakresie HR są rekrutacja i proces adaptacji nowych pracowników. Jednocześnie, efektywność tych działań nie jest mierzona w przypadku – odpowiednio – 18% i 34% firm. Respondenci przyznają również, że najbardziej newralgicznym punktem pod względem oceny skuteczności jest zarządzanie czasem – aż 40% firm nie dokonuje w tym obszarze żadnych pomiarów. Co równie istotne, kwestie takie jak szkolenia czy oceny okresowe zostały ocenione jako „bardzo ważne” przez mniej niż 30% ankietowanych.
Fundamentalne pytanie brzmi: czy warto inwestować czas i zasoby w tego typu działania? Biorąc pod uwagę, że wymagają one udziału wielu pracowników, dla których jest to dodatkowym obciążeniem, nie trudno dziwić się niskiej aktywności firm w zakresie HR. W dzisiejszych czasach liczy się każda złotówka – najlepiej ta niewydana. Jeśli jednak przyjrzymy się kalkulacjom dotyczącym szacunkowych strat dla przedsiębiorstw, które nie opracowały rozwiązań HR, wnioski nasuwają się same: oczywiście, że warto. Korzyści z wdrożonych systemów obejmą nie tylko menedżerów, ale również ich podwładnych – a w długoterminowej perspektywie także całą organizację. A wydatki? Zwrócą się dzięki sprawnie działającym procesom szeroko rozumianego zarządzania ludźmi.
HR od podstaw
Do głównych rozwiązań z tego obszaru zalicza się: opisy stanowisk, modele kompetencyjne, zdefiniowany proces rekrutacji wraz z używanymi w nim narzędziami, system wdrażania pracownika w struktury organizacji, a także system oceny i rozwoju pracowników.
Przykładowo – opisy stanowisk i modele kompetencyjne, to ważne narzędzia służące procesom selekcji i rekrutacji. Umożliwiają one właściwe formułowanie ogłoszeń, a także stanowią podstawę oceny przesyłanych przez kandydatów dokumentów, prowadzenia rozmów i zapewnienia spójnych kryteriów oceny. Pozwalają więc precyzyjnie zdefiniować kogo na dane stanowisko szukamy oraz które z kompetencji osób aplikujących należy ocenić, by dokonać właściwego wyboru. Modele kompetencyjne w dalszej perspektywie mogą wspierać efektywne zarządzanie pracownikami, np. poprzez budowanie ścieżek ich rozwoju, planowanie awansów, monitorowanie efektów czy motywowanie zespołu. Tymczasem obserwacje potwierdzają, że często wraz z rozwojem firmy menedżerowie tworzą opisy stanowisk czyli modele kompetencyjne pod wpływem bieżących potrzeb. Dzieje się to zwykle bez koordynacji i w efekcie, po pewnym czasie w danej firmie funkcjonują różne, niespójne, niekompletne czy wręcz nieaktualne dokumenty. Często też nie ma ich wcale.
Ile kosztuje HR-owa bierność?
Nieuporządkowanie procesów zarządzania zasobami ludzkimi i brak rozwiązań mogą sporo kosztować. W ramach szkolenia z zakresu rekrutacji wraz z jego uczestnikami dokonałam analizy, ile kosztuje zbyt długa i niewłaściwie przeprowadzona selekcja kandydatów oraz pozyskiwanie nowych pracowników. Jako przykład wytypowaliśmy sprzedawcę w salonie samochodowym. Wśród kosztów uwzględniliśmy:
• wartość ogłoszeń rekrutacyjnych,
• koszty pracy wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacji (m.in. właściciel salonu, kierownik salonu, asystentka).
W puli elementów czasochłonnych znalazły się:
• analiza dokumentów przesyłanych przez kandydatów,
• przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych z wytypowanymi osobami,
• analiza przebiegu rozmów.
Sam proces rekrutacyjny to jednak nie wszystko. Po przyjęciu do pracy najlepszego z kandydatów, następuje okres próbny. Analizując ten etap, wzięliśmy po uwagę:
• czas potrzebny na wdrożenie pracownika,
• efekty sprzedaży samochodów oraz akcesoriów,
• potencjalne przychody wynikające z serwisowania tych pojazdów (w tym napraw, sprzedaży części zamiennych).
W omawianym przypadku wdrożenie nowego pracownika przebiegło dość chaotycznie, a dodatkowo – ponieważ inni pracownicy traktowali go jako rywala – nie mógł on zbytnio liczyć na ich pomoc. Po upływie okresu próbnego, osoby decyzyjne nie zdecydowały się na przedłużenie umowy. Efektem niewłaściwie przeprowadzonej rekrutacji oraz wdrożenia była więc konieczność ponowienia procesu – a tym samym poniesienia przez firmę dodatkowych kosztów.
Po dokonaniu wnikliwej analizy przypadku, który wszyscy uczestnicy uznali za realny i im osobiście znany, okazało się, że koszty rekrutacji oraz utracone korzyści kształtowały się na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Choć myśląc kategoriami „tu i teraz” i szacując wyłącznie aktualne wydatki, wdrożenie rozwiązań HR może wydawać się drogim przedsięwzięciem, straty wynikające z zaniechania mogą kilkukrotnie zwiększyć finalne koszty. Jeśli w naszej analizie uwzględnimy także potencjalne korzyści dla rozwoju menedżerów i zespołu – decyzja, co do słuszności wdrożenia działań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi nasuwa się sama.
Informacja prasowa
