Pracochłonność zajęć finansowo-księgowych sprawia, że coraz więcej dużych, małych i średnich przedsiębiorstw decyduje się zlecać ich wykonanie biurom rachunkowym.
Decydując się na korzystanie z usług biura rachunkowego, przedsiębiorca zyskuje wolny czas oraz zrzuca z siebie część odpowiedzialności za prowadzenie księgowości własnej firmy. Niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że biura rachunkowe różnią się od siebie i ich wybór nie powinien być podejmowany pochopnie. Pamiętajmy, że źle prowadzona księgowość może narazić firmę na kary ze strony np. Urzędu Skarbowego, a korzystanie z usług biura rachunkowego, nie zwalnia danego przedsiębiorcy z odpowiedzialności w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Spróbujmy więc ustalić czym cechuje się dobre biuro rachunkowe i jakie usługi powinno świadczyć.
Usługi świadczone przez dobre biura rachunkowe
Wbrew powszechnym opiniom, ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowo wszystkich kwestii związanych z wykonywaniem działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z tego powodu niektóre usługi oraz ich szczegóły, mogą się różnić w ofercie poszczególnych biur. Jednakże w oparciu o ustawę, oferty najpopularniejszych biur i poradniki (drukowane i internetowe) można przygotować uniwersalny katalog usług, które zazwyczaj wykonują podmioty trudniące się rachunkowością. Jeżeli chcemy rzecz potraktować najogólniej, to możemy napisać, że dobre biura rachunkowe zapewniają kompleksową obsługę firmy tzn. zajmują się księgowością, obsługą płacową, kadrową i kwestiami związanymi z BHP. Jeżeli jednak zależy nam na bardziej szczegółowym spisie świadczonych usług, to możemy zakres świadczeń biura podzielić na trzy grupy:
1. Podatkowe – w ich obrębie umieścimy takie usługi jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie podatkowych ksiąg przychodu i rozchodu KPiR, prowadzenie ewidencji, czy kontrola formalna i rachunkowa dokumentów.
2. Kadrowe – do nich należeć będą świadczenia dotyczące zatrudnianych pracowników, np.: rozliczenia z ZUS, sporządzanie kartotek, list płac, rozliczanie podatków dochodowych.
3. Inne – tutaj znajdą się te usługi, których zakres wykracza poza dwie powyższe grupy. Są to m.in. analizy rynku i usługi prawne.
Ponadto dobre biuro rachunkowe musi zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentacji. Odpowiedzialność za stan dokumentacji, w tym ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych spoczywa na biurze rachunkowym. Dokumenty te należy chronić przed uszkodzeniem, ale też wyciekiem poufnych danych, które są w nich zawarte. Równie istotne jest to, by biuro posiadało odpowiednie ubezpieczenie. Zgodnie z art. 76h ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. przedsiębiorcy prowadzący biura rachunkowe są zobowiązani do ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Biura rachunkowe biorą więc odpowiedzialność za prawidłowość obliczeń. Wzorowe biuro powinno też dbać o łatwy dostęp do dokumentów dla swoich klientów, poprzez zagwarantowanie możliwości stałego kontaktu telefonicznego, lub elektronicznego.
Dobre biuro to nowoczesne biuro
Nowoczesne biuro rachunkowe nie polega już tylko na przygotowaniu merytorycznym swoich pracowników, ale jest firmą świadomą działania mechanizmów rynkowych. Sposób funkcjonowania takiej firmy powinien być dla klienta przyjazny, łatwy i intuicyjny. Co to oznacza w praktyce? Nowoczesne biuro księgowe powinno pozwalać na dostarczanie klientowi dokumentów drogą inną niż tradycyjna – bez konieczności fizycznego (i czasochłonnego) kontaktu. Do sieci przeniesiona powinna też zostać archiwizacja dokumentów – możliwość elektronicznego obiegu dokumentów i faktur, bez konieczności każdorazowego kontaktu z biurem, które jest w ich posiadaniu – jest niezwykłą wygodą dla przedsiębiorcy. Dzięki wykorzystaniu nowych technologii biuro może szybko reagować na potrzeby swoich klientów. Elektroniczne przekazywanie dokumentów to brak kosztów związanych z przekazywaniem dokumentów, przekazywanie dokumentów na bieżąco i oszczędność czasu. Ważna jest nie tylko nowoczesność rozumiana jako korzystanie z najnowszych technologii, ale również rozumiana bardziej metaforycznie – jako gotowość na przyswajanie zmian. Polskie prawo podatkowe często ulega zmianom, a dobre biuro rachunkowe to takie, które jest z tymi zmianami na bieżąco. Biuro rachunkowe, o czym należy pamiętać, ma obowiązek odciążyć przedsiębiorcę z prowadzenia księgowości. Informacje przekazywane przez klienta muszą być zaksięgowane najpóźniej do 20 dnia danego miesiąca. W przypadku firm, których księgowość opiera się na nieudokumentowanej sprzedaży to ewidencja musi być prowadzona w postaci comiesięcznych raportów dobowych. Dobry fachowiec to taki, który do każdego klienta podchodzi indywidualnie i z otwartością na jego potrzeby – może się to objawiać chociażby przez profesjonalne doradztwo w wyborze formy opodatkowania danego przedsiębiorstwa.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Jak już pisaliśmy, powierzenie swojej księgowości obcemu podmiotowi nie może być decyzją podjętą pochopnie. Czym należy się kierować w doborze biura rachunkowego?
1. Sposób przekazywania dokumentów – to, o czym już pisaliśmy. Dla wygody klienta najważniejsze jest, aby biuro pozwalało na elektroniczny przesył wszystkich dokumentów. Przy czym należy pamiętać że muszą to być oryginalne wydruki faktur. Nie można księgować np. zdjęcia faktury. Pozwoli to przedsiębiorcy na znaczne zaoszczędzenie czasu.
2. Ubezpieczenie OC – od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego oraz innych czynności wykonywanych przez Biuro – podstawowe kryterium doboru biura.
3. Kadra – biura rachunkowe znacznie się od siebie różnią. Część z nich, by przyciągnąć nowych klientów, oferuje dodatkowe usługi, które nie mieszczą się w standardowym katalogu usług świadczonych przez biura rachunkowe. Może to być np.: dojazd do klienta, czy stosowanie mobilnych narzędzi. Wiele nowych biur udostępnia klientom aplikacje do fakturowania online.
4. Stosowane oprogramowanie – sprawdź z jakiego oprogramowania korzysta dane biuro. Od tego zależy, czy Twoja rachunkowość będzie prowadzona według najnowszych standardów. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce udziela rekomendacji dla poszczególnych programów – dzięki ich pracy, sam możesz ocenić oprogramowanie wykorzystywane w potencjalnym biurze.
5. Przygotowanie kadry – deregulacja zawodu księgowego doprowadziła do obniżenia się jakości usług świadczonych przez biura rachunkowe. Warto więc przyjrzeć się temu, jakich księgowych dane biuro zatrudnia. Na co zwracać uwagę? Na doświadczenie, czy ma ukończone kierunkowe kursy, jakie umiejętności i doświadczenie dany księgowy posiada? Warto też zaczerpnąć opinii o danym biurze w Internecie, lub posłuchać znajomych.
6. Strona internetowa – jest ona pierwszą formą kontaktu między klientem, a biurem. Szata graficzna, układ elementów, czy przejrzystość portalu mogą wiele powiedzieć o samej firmie i jej podejściu do klienta. Należy zwrócić uwagę na rzeczowość treści prezentowanych na stronie i ton, w jakim jest utrzymana.
7. Widoczność w sieci – widoczność jest o tyle istotna, że dzięki niej możemy ocenić na ile dane biuro jest popularne. Im biuro jest bardziej widoczne, tym więcej komentarzy odnośnie jego działalności znajdziemy w Internecie. Dzięki temu będziesz w stanie dowiedzieć się czegoś więcej o firmie, której powierzysz swoją księgowość.
8. Okres wypowiedzenia – kolejny element, na który warto zwrócić uwagę. Okres wypowiedzenia umowy o świadczenie usług księgowych zazwyczaj przekracza okres 1 miesiąca. Jest to o tyle istotne, że w przypadku zmiany biura rachunkowego, warto jest mieć czas na zaplanowanie procesu przenoszenia swojej księgowości do nowego miejsca.
Dobry wybór to podstawa
Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł uświadomił Ci, jak ważny jest wybór odpowiedniego biura rachunkowego, oraz czym cechuje się wzorowa rachunkowość. Przeglądając oferty poszczególnych biur powinieneś pamiętać o tym, że punktem odniesienia przy dokonywaniu wyboru jesteś zawsze Ty, Twoje przedsiębiorstwo i Twoje potrzeby. Należy również pamiętać, że choć poszczególne biura różnią się od siebie zakresem świadczonych usług, czy sposobem wykonywania zadań, to jednak każde z nich ma obowiązek zadbać o Twoje przedsiębiorstwo w najlepszy możliwy sposób. Życzymy powodzenia i dokonania najlepszego wyboru!
Artykuł powstał przy współpracy z InPlus Lublin
