Coraz częściej przedsiębiorcy, chcąc obniżyć koszty działalności, decydują się na prowadzenie biura w mieszkaniu, w którym na co dzień prowadzą gospodarstwo domowe. Przeznaczenie określonej części takiego lokalu pod siedzibę firmy wiąże się z możliwością zaliczenia proporcjonalnej części wydatków na niego ponoszonych (tj. np. czynsz, kredyt, remonty) do kosztów podatkowych firmy. Takie działanie wymaga jednak spełnienia kilku warunków.

W pierwszej kolejności należy dokładnie obliczyć powierzchnię przeznaczoną na prowadzenie działalności. Może być to np. jeden pokój i pewna część powierzchni wspólnej (np. salonu, w którym przyjmowani są klienci). Następnie oblicza się współczynnik, czyli udział procentowy tej części w ogólnej powierzchni lokalu.

Podstawą formalną, która upoważnia do kwalifikowania części wydatków jako kosztów uzyskania przychodów firmy, jest oświadczenie. Zawiera ono takie dane jak informacje o przedsiębiorcy, datę uruchomienia biura w lokalu, adres oraz procentowy udział firmy w ponoszonych wydatkach za czynsz, media, energię, gaz, ogrzewanie, odsetki od kredytu czy wynajem (jeżeli przedsiębiorca nie jest właścicielem nieruchomości).

Z racji tego, że wszelkie faktury i rachunki wystawiane są na osobę fizyczną a nie firmę, powinna ona sporządzić tzw. dowody wewnętrzne, z których w sposób oczywisty wynika określona kwota kosztów firmowych.

Co ciekawe, mieszkanie wykorzystywane w celach biurowych można amortyzować – jeżeli jest to mieszkanie własnościowe koszt zużycia odpisuje się od środków trwałych, a jeżeli mieszkanie spółdzielcze to od wartości niematerialnych i prawnych. Stawka amortyzacji, w zależności od rodzaju prawa do lokalu wynosić będzie co do zasady 1,5% lub 2,5%.

Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorca zaciągnął kredyt na mieszkanie, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Jeżeli chce zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odsetki od tego kredytu, musi wprowadzić część mieszkania wykorzystywaną w celach firmowych do ewidencji środków trwałych. Wówczas może wliczać proporcjonalną wartość tych odsetek do kosztów prowadzenia działalności w wysokości proporcjonalnej do udziału biura w powierzchni mieszkania (czyli ustalonego wcześniej współczynnika). Warto zaznaczyć, że kosztem podatkowym mogą być wyłącznie odsetki, a nie kapitał kredytu.

Odsetki, które zostały spłacone jeszcze przed przeznaczeniem części lokalu do celów służbowych podnoszą jego wartość początkową i stają się kosztem podatkowym wyłącznie w przypadku amortyzacji.

Wydatki ponoszone na wyposażenie biura mogą być księgowane w kosztach firmy pod warunkiem, że będą wykorzystywane jedynie w celach służbowych. Jeżeli przedsiębiorca dokonuje remontu może zaliczyć poniesione na ten cel wydatki do kosztów w całości (jeżeli remont dotyczył wyłącznie pomieszczenia służbowego), bądź w części proporcjonalnej (jeżeli remontowane było całe mieszkanie).

Posiadanie biura w mieszkaniu wiąże się jednak również z pewnymi obowiązkami. Przedsiębiorca powinien zgłosić część lokalu wykorzystywaną na działalność do właściwego urzędu gminy, co skutkuje koniecznością zapłaty wyższego podatku od nieruchomości. Jeżeli w celach służbowych wykorzystywane jest mieszkanie spółdzielczo-własnościowe należy zgłosić ten fakt spółdzielni mieszkaniowej, która w konsekwencji podniesie nam czynsz.

 

 

 

 

Artykuł przygotowany był w ramach wtorkowego cyklu artykułów prawnych w dzienniku Kurier Szczeciński.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *