Zapracowany, czy efektywny?
Czy zdarzało Ci się po całym dniu pracy być absolutnie wyczerpanym, ale bez większego przekonania, że udało Ci się coś osiągnąć – zakończyć zadanie, projekt, opracowanie, czy może zamknąć kontrakt? Czy masz poczucie, że wciąż pracujesz, nie masz czasu dla znajomych i rodziny, a jakoś nie widać tego efektu na koncie? A może jesteś tak zapracowany, że odpowiedź na zapytanie klienta jesteś w stanie wysłać po 2 tygodniach, kiedy już ani klient ani ty nie do końca pamiętacie, o co faktycznie chodziło? Znasz to powiedzenie o bieganiu z taczkami, które nawet nie są załadowane? Takie zabieganie i zapętlenie w zadaniach zwykłam nazywać „taczkowaniem”. Dość typowe zachowanie dla zadaniowców, czy też dla specjalistów – perfekcjonistów, którzy nie wypuszczą produktu/opracowania z rąk, dopóki ich zdaniem nie osiągnie ideału i za każdym razem „wynajdują koło od nowa”, skutkiem czego ich praca jest żmudna, ciężka i wyczerpująca.
Taka sytuacja zdarza się też nierzadko w małych firmach, gdzie sami lub z niewielką grupą osób jesteśmy odpowiedzialni za wszystkie aspekty funkcjonowania biznesu. I choć dziś piszę dla przedsiębiorców i o nich, to z pełnym przekonaniem polecam ten temat pod rozwagę również pracownikom. Przecież wypalenie zawodowe jest w ostatnich latach często spotykane, a odsetek zwolnień chorobowych wynikających z zaburzeń emocjonalnych z roku na rok rośnie, co bezpośrednio przekłada się na straty finansowe dla pracodawców. Badania OECD pokazują, że polski pracownik w ciągu 1h pracy wypracowuje jedynie 46% tego, co Amerykanin w tożsamym czasie, co oznacza bardzo niską produktywność pracy i efektywność w wykonywaniu obowiązków służbowych. Problem nasila się w przypadku osób, które czują się niedopasowane do wykonywanej pracy i stanowiska i albo szybko odchodzą z pracy (zjawisko odpływu pracowników w 2015 r. w Polsce dotknęło 73% firm) albo wybierają zajęcia nieproduktywne – według badań firmy Sedlak&Sedlak aż 69% osób korzysta w miejscu pracy z internetu do celów prywatnych.
Jeśli choć przy 1 z tych punktów kiwnąłeś głową z potakiwaniem uśmiechnęłaś się sama do siebie widząc sytuacje z własnego biznesu to zapraszam dalej 😉
Diagnoza choroby
Przyczyn opisanych powyżej sytuacji jest wiele, ale wśród tych najczęstszych, z którymi spotkałam się w swoim życiu zawodowym i kontaktach z klientami wymienić można:
1. Brak wiedzy na temat reguł zarządzania czasem – poczynając od niewiedzy na temat własnego rytmu dnia, reguł ustalania priorytetów i reguł planowania, a na uleganiu rozpraszaczom kończąc.
2. Niewystarczające planowanie działań lub brak planowania w ogóle – brak początkowego określenia celu, podziału zadań na działania, którymi da się zarządzać, czy też ustalenie harmonogramu prac powoduje, że wciąż jesteśmy zaskakiwani „pożarami”, które wymagają niezwłocznego gaszenia.
3. Przekonanie o byciu Zosią-Samosią – wszystko chcesz zrobić samodzielnie, bo czujesz, że inni nie dostarczą odpowiedniej jakości lub po prostu nie wiesz, jak delegować zadania i jak egzekwować rezultaty. Skutek jest taki, że pracujesz pod presją terminów, jesteś zestresowany i przemęczony i zamiast współpracować z 4 klientami, jesteś w stanie obsłużyć tylko 2. Znowu skutek jest taki, że nie osiągasz efektu skali i na koniec miesiąca nie jesteś zadowolony ze stanu konta.
4. Perfekcja albo śmierć – przekonanie, że każde zadanie musi być idealne, obawa przed krytyką otoczenia, wielokrotne szlifowanie opracowanego już materiału, aby miał lepszą jakość może doprowadzić do „przespania” odpowiedniego momentu do wprowadzenia produktu lub usługi na rynek, utraty pozycji pioniera danego rozwiązania i strat finansowych.
5. Prokrastynacja, czyli odwlekanie działania w czasie, strata czasu na działania nieefektywne i uleganie „złodziejom czasu”.
Remedium – zapobiegaj, a nie lecz!
Skoro znamy już przyczyny, warto zastanowić się na działaniami zapobiegawczymi, bo jak wiadomo lepiej zapobiegać niż leczyć. Proponuję kilka rozwiązań… sprawdzone w działaniu:
1. Odnajdź swój własny rytm dnia i tygodnia – przede wszystkim ustal w jakich porach dnia jesteś najbardziej produktywny – czy jesteś sową, czy skowronkiem, a następnie podejmij świadomą decyzję i planuj najtrudniejsze zadania właśnie w czasie swojej najwyższej efektywności. Pamiętaj o spadkach energetycznych, zwłaszcza po jedzeniu, bo tam mogą czyhać na ciebie zagrożenia. Podobnie podejdź do analizy swojego tygodnia pracy – ustal kiedy powinieneś wykonać więcej „papierkowej roboty”, a kiedy jest najlepszy czas na pracę z klientem. Znajdź również czas na hobby i sport – są ważną częścią twojej produktywności i warto poświęcić im czas.
2. Planuj swoją pracę – na początku tygodnia (lub zwykle jeszcze w niedzielę wieczorem) zaplanuj cały tydzień, a następnie każdego dnia rano poświęć chwilę na rozplanowanie dnia. Podziel zadania na bloki tematyczne i grupuj działania w tych blokach, co pozwoli Ci się bez rozpraszania skupić na danym zagadnieniu. Wyznaczaj jasne ramy czasowe – ustal harmonogram prac ze wskazaniem konkretnych godzin, bo dana praca może zajmować dokładnie tyle czasu ile jej przydzielisz – może to być zatem 2h lub cały dzień, jeśli nie uda Ci się tego zaplanować. Ustaw przypomnienia w telefonie i alarmy końca zadań, które będą Cię informowały o konieczności zajęcia się innym tematem. Zaplanuj 60% swojego dnia pracy, a 40% pozostaw na nieprzewidziane sytuacje, wrzuty i pożary. Ponadto, dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie każdego dnia tzw. złotej godziny (lub nawet kilku), w trakcie której jesteś niedostępny dla nikogo i kiedy możesz skupić się w pełni na swoich zadaniach. To czas, w którym nie odbierasz maili, telefonów, nie korzystasz z Facebooka (?). To czas zupełnego skupienia i wysokiej produktywności. Nie bój się poinformować klientów i współpracowników o tym czasie i przyzwyczaj ich do niego.
3. Nie wynajduj za każdym razem koła od nowa – większość czynności, które na co dzień realizujemy, projektów, które wdrażamy, czy szkoleń, które projektujemy, opiera się na pewnych schematach, stałych elementach, które muszą się w nich znaleźć, dlatego nie staraj się na siłę za każdym razem być super innowacyjnym. Warto czasem polegać na sprawdzonych metodach, ponieważ pozwalają nam szybciej realizować żmudne działania i mieć czas na kreatywność przy zadaniach innowacyjnych.
4. Deleguj zadania – przy pewnej skali Twojej działalności nie jesteś już w stanie dalej prowadzić wszystkiego samodzielnie, dlatego znajdź ludzi, którzy Ci pomogą i będą w stanie wykonać część pracy za Ciebie. Nie bój się, że spadnie jakość opracowań, czy produktów. Jasno określ, czego oczekujesz i do kiedy ma to być wykonane. A potem egzekwuj wyniki, przecież zarządzanie to element bycia przedsiębiorcą. Poza tym, delegowanie leczy z „taczkowania” i pozwala Ci skupić się na działaniach związanych z rozwojem biznesu, a nie wykonywaniem zadań bieżących.
5. Znajdź czas na aktywność fizyczną – ruch na świeżym powietrzu, kontakt z naturą i endorfiny, które nam się wydzielają po wysiłku fizycznym będą skutecznym remedium i bronią przeciwko wypaleniu i zmęczeniu. Ładuj te baterie często, najlepiej codziennie. Dla mnie absolutnym strzałem w 10 jest pół godziny truchtu rano, przed śniadaniem i przed odpaleniem komputera 😉
A czy teraz nadal wolisz być zapracowanym, czy osiągać wyniki?