Czy jesteś gotowy na elastyczny grafik pracy? Zapewnienie takiego komfortu pracownikom wiąże się z określaniem rzeczywistego czasu i wyliczaniem należnego wynagrodzenia z jego tytułu. Jak robić to efektywnie?
Jeśli pracodawca chce być konkurencyjny na rynku pracy, musi wychodzić naprzeciw potrzebom swoich pracowników. Jedną z takich potrzeb jest elastyczny czas pracy. Osoby, które łączą wiele obowiązków z pracą (np. studenci) nie są w stanie pozwolić sobie na przebywanie zwyczajowych 8 godzin w firmie.
Wyzwania kryjące się za takim rozwiązaniem
Dostosowanie harmonogramu pracy do dostępności poszczególnych pracowników stanowi spore wyzwanie dla menadżera zarządzającego kadrami. Problem ten szczególnie uwydatnia się przy większej skali zatrudnienia. Jeśli w firmie pracuje 30 pracowników na różnych zmianach dostosowanych do ich dostępności, to opracowanie grafiku na podstawie rozmowy telefonicznej przestaje być wydajne. Przychodzi czas na nowy kanał komunikacji z pracownikami.
Wielu kierowników stara się uporać z tym wyzwaniem poprzez grupę na Facebook’u, na której tworzą ankiety odnośnie dostępności poszczególnych pracowników. Następnie odnotowują wyniki w arkuszu kalkulacyjnym w programie Excel. Po wszystkim tworzą grafik pracy dopasowany do wcześniej pozyskanych informacji. Często wymaga to dzwonienia do pracowników przez dni, w których żaden pracownik nie odhaczył dostępności.
Do tego dochodzi problem sprawdzania obecności pracowników. W przypadku stałych godzin pracy to jest proste – wystarczy odnotować kto się spóźnił lub nie przyszedł do pracy o określonej porze. Elastyczny grafik pracy znacząco utrudnia ten proces. Musimy odnotować kto przyszedł, o której, jak długo pracował i czy jest to zgodne z jego harmonogramem pracy.
Jak robić to szybciej i lepiej?
Istnieją na rynku różne rozwiązania, takie jak np. Kadromierz, które pozwalają na kreowanie „grafiku w chmurze”. W ten sposób kierownik jest w stanie w szybki sposób stworzyć i opublikować harmonogram pracy, do którego dostęp mają później wszyscy pracownicy poprzez specjalny link. Pracownicy mogą również zadeklarować dostępności w określone dni i poprosić o urlop.
Menadżer, który posiada taki system może też z łatwością rejestrować czas pracy pracowników. Wystarczy, że udostępni im tablet lub smartfon na którym zalogują się na początku swojej zmiany. Platforma automatycznie zaktualizuje listę obecności w danym dniu. Podkreśli który pracownik się spóźnił, a który przyszedł przed czasem. Podsumuje godziny przepracowane w danym miesiącu i sporządzi podsumowanie należnych płac dla działu księgowego.
Przewagą elektronicznych rozwiązań jest możliwość redukcji kosztów zarządzania personelem poprzez automatyzowanie pracy menadżerów.
