Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek bieżącego dokumentowania sprzedaży towarów i usług. Potwierdzeniem zaistnienia transakcji pomiędzy przedsiębiorcą a inną firmą, będącą jego kontrahentem, jest faktura.
Jeżeli po jej wystawieniu i dostarczeniu do klienta zaistnieją nowe okoliczności wymagające wprowadzenia zmian w wystawionej fakturze, sprzedawca wystawia fakturę korygującą, (zwaną również korektą).
Formę dokumentu reguluje art. 106j Ustawy o podatku od towarów i usług. Aby nie popełnić błędów przy generowaniu faktury korygującej, należy oprzeć się o zapisy w nim zawarte.
Na początek zwróćmy uwagę na to, kiedy podatnik ma podstawy do wystawienia faktury korygującej. Powinna ona zostać wystawiona w sytuacji, gdy:
1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu, […]
2) udzielono opustów i obniżek cen, […]
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, […]
5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Posłużmy się praktycznym przykładem, ilustrującym pkt 3:
Przedsiębiorca sprzedał kontrahentowi 2 pary obuwia – sandały i botki – na portalu aukcyjnym. Nabywca skorzystał z prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość i zwrócił sandały. Przedsiębiorca generuje więc fakturę korygującą w celu przedstawienia faktycznego stanu po transakcji.
Ustawodawca w art. 106j ust. 2 ww. ustawy reguluje również to, co dokument powinien zawierać. Aby faktura korygująca była ważna według prawa, powinny znaleźć się na niej następujące elementy:
1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
2) numer kolejny oraz data jej wystawienia;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca (m. in. dane obu stron transakcji, pozycje faktury);
4) przyczynę korekty;
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Dodatkowo, gdy sprzedawca udziela nabywcy opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie [art. 106j ust. 3], faktura korygująca:
1) powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;
2) może nie zawierać danych takich jak, między innymi, rodzaj towaru lub usługi objętych korektą.
W sytuacji, gdy na fakturze błędnie zostały wprowadzone dane nabywcy (dane nieliczbowe), prawo do ich skorygowania ma również nabywca, który w takiej sytuacji wystawia notę korygującą.
Niniejszy artykuł nie jest poradą podatkową i jako takowa nie powinien być traktowany.