Pamiętasz historię Apollo 13? Lot na Księżyc, awaria, ludzie uwięzieni w statku kosmicznym bez możliwości powrotu na Ziemię… Sytuacja bez wyjścia, a jednak po licznych próbach i dzięki zaangażowaniu ekipy na Ziemi udaje się uratować kosmonautów. Jak się to udało?
W życiu każdej firmy, zespołu, organizacji pojawia się taki moment, kiedy zdajemy się być w “czarnej dziurze”, sytuacji trudnej, pozornie bez wyjścia. Czasami są to wysokie koszty produkcji, kiedy indziej zbyt duże straty materiałowe, spadek obrotów lub wysoka usterkowość naszych produktów. Niektórzy nazwą to tragedią, inni problemem, a skrajni optymiści – przygodą. Jakkolwiek byśmy tego nie nazywali, kluczowe jest to, że sytuacja problemowa jest zagadnieniem, którym po prostu trzeba się zająć, ponieważ ma istotne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Poza tym jest źródłem zmiany, a jak wiemy “jedyną stałą we Wszechświecie jest zmiana”.
To, w jaki sposób podejdziemy do problemu i jak szybko uda nam się go rozwiązać, w dużej mierze zależy od naszych umiejętności, wiedzy i postawy, czyli kompetencji. Ta kompetencja nosi nazwę: rozwiązywanie problemów i jest niezbędnym elementem pakietu kompetencji efektywnego managera, szefa firmy, lidera, ale również nas samych w kontekście życia prywatnego.
Aby jednak rozwiązać problem, w pierwszej kolejności trzeba go zauważyć i opisać – co konkretnie się stało, jak możemy to zmierzyć, jak określić granice tego zjawiska. Potrzebne jest nam to, aby wiedzieć z czym się mierzymy, aby nie była to “walka z wiatrakami”, ale skuteczne działanie nastawione na efekt.
Cechą problemów jest to, że “lubią” występować w grupach – jak często mamy do czynienia z istnymi “plagami egipskimi”? Dlatego też kolejnym krokiem w drodze do rozwiązania problemu jest poszukanie przyczyn problemu i związków przyczynowo-skutkowych pomiędzy różnymi problemami. Według metodyki zarządzania LEAN, rozwiązywanie problemów to nic innego jak „znalezienie przyczyny problemu i jej wyeliminowanie”. W tym celu warto skorzystać z metody 5 Why, czyli “5xDlaczego” stworzonej przez Sakichi Toyodę, która to metoda poprzez 5-krotne zadawanie pytania „dlaczego” pozwala określić naturę problemu oraz związki przyczynowo-skutkowe między problemami. Metoda ta została przyjęta przez Toyotę jako metoda naukowego podejścia koncernu do rozwiązywania trudnych sytuacji.
Kiedy już wiemy, skąd wynika problem i jakie są jego skutki, czas na kreatywne szukanie rozwiązań z wykorzystaniem różnych strategii – konkretnych algorytmów lub technik (np. analiza SWOT czy Diagram Ishikawy). W jednym z badań stwierdzono, że na świecie istnieje 469 technik rozwiązywania problemów, co oznacza że każda organizacja jest w stanie znaleźć technikę, która w danej sytuacji będzie najbardziej odpowiednia. Kiedy już dokonamy wyboru sposobu rozwiązania problemu, warto testować go na “polu walki” i na bieżąco reagować na zmiany w organizacji. Dokładnie to zrobiła ekipa specjalistów w NASA próbując oswobodzić kosmonautów Apollo13.
Ostatnim etapem rozwiązywania problemów jest decyzją o wyborze konkretnej ścieżki postępowania i przejście do działania. Rozwiązywanie problemów to bowiem oprócz planowania, również podjęcie aktywnego działania. Samo myślenie nad problemem niestety go nie rozwiąże!
Czasami niestety nie udaje się problemu rozwiązać. W przywołanym na początku artykułu filmie mogło się tak stać kilkukrotnie, gdyby specjaliści ulegli rutynie, mieli negatywne nastawienie (“nie da się”), nie chcieli współpracować lub dali się złapać w pułapkę dotychczasowych doświadczeń i wiedzy. A przecież była to sytuacja, z którą do tej pory nigdy się nie mierzyli! Im się udało. A Tobie?
Biorąc pod uwagę dynamiczne warunki rynkowe XXI w., szybkość zmian i różnorodność problemów, z jakimi się mierzymy, warto wykształcić i doskonalić w sobie kompetencję “problem solving” (rozwiązywanie problemów).
Chętnie podzielę się swoim doświadczeniem w rozwiązywaniu problemów, zapraszam.