Projekt? Przecież ja nie buduję domu!
Z czym Ci się kojarzy słowo „projekt”? Najczęstszym skojarzeniem jest budowa domu, ponieważ potrzebujemy do tego projektu budowlanego. Często pojawia się również „projekt unijny”, bo przecież tyle się o tym słyszy w radio i telewizji. Na jednym ze szkoleń z zakresu zarządzania projektami wprowadzono mi nawet zakaz mówienia o „projektach unijnych”, bo one się źle kojarzą (sic!). Dlatego dziś nie będzie o unijnych projektach, ale o podejściu projektowym w biznesie.
Bo czymże jest projekt? Projekt to idea, pomysł, który, poprzez konkretne działania, przyniesie zmianę. W metodykach zarządzania projektami mamy do czynienia z dwoma sytuacjami: standardowym biznesem (operacyjnym) i zmianą biznesową (nowy produkt, usługa, nowy rynek). I ta zmiana biznesowa to nic innego, jak projekt.
Elementy projektu
Projekt to jasno sprecyzowane przedsięwzięcie, posiadające konkretny:
1. cel – kierunek, w którym podąża i wskaźniki lub opis sytuacji docelowej, która pozwoli stwierdzić, że do tego celu dotarliśmy. Należy pamiętać, aby cel opisany był według metody SMART, czyli:
S – skonkretyzowany – co chcę osiągnąć?
M – mierzalny – jak to zmierzę, jakie kryteria posłużą mi do stwierdzenia, że osiągnąłem cel? Jeśli nie można dobrać wskaźników, np. ilości nowych produktów wprowadzonych na rynek, ilości nowych klientów, wartości obrotu z danego produktu/usługi, to warto wprowadzić kryteria opisowe: funkcjonalność produktu, jaka ma być osiągnięta (np. w oprogramowaniu).
A – ambitny – celujmy wysoko, aby projekt nas ekscytował i faktycznie mierzył w zmianę biznesową.
R – realistyczny (osiągalny) – projekt musi być osadzony w realiach funkcjonowania biznesu, czyli musi uwzględniać ograniczenia.
T – terminowy, określony w czasie – podaj cezurę czasową na osiągnięcie swoich celów, część z nich może być osiągana już w trakcie trwania projektu – ustal więc ich harmonogram.
2. zakres – rozpisany jest na konkretne zadania, czynności do wykonania. Ważne jest, aby zadania przekładały się na realizację celu, należy więc eliminować działania pozorne, kradnące czas, a nie przynoszące efektów. Kolejny element, na który warto zwrócić uwagę, to kolejność realizacji zadań i ich wzajemne powiązania między sobą. Może nam się zdarzyć sytuacja, w której dane zadanie nie będzie mogło zostać zrealizowane bez realizacji zadania wcześniejszego, np. nie rozpocznę budowy domu bez uzyskania pozwolenia na budowę, które z kolei wymaga opracowania projektu budowlanego.
3. budżet – do zadań przypisane są koszty, które trzeba będzie ponieść,
4. czas trwania – ma określony początek i koniec oraz harmonogram realizacji – jest więc tymczasowy i to wyróżnia go z normalnej działalności operacyjnej,
5. kontekst – funkcjonuje w otoczeniu i ograniczeniach, jakie to otoczenie ze sobą niesie, np. regulacje prawne, normy jakości, przyjęta kultura organizacyjna
6. przypisane zasoby – ludzie, praca, zasoby techniczne i organizacyjne.
Projekt jest unikalny, ponieważ zdarzy się w tym sprecyzowanym zakresie tylko raz. To znaczy projekty mogą być podobne, ale funkcjonować będą w innych uwarunkowaniach, dlatego nie będą identyczne. Z projektem ściśle związane jest ryzyko oraz korzyści i koszty, jakie on przyniesie.
Jak zastosować myślenie projektowe w biznesie?
Projekty różnią się między sobą, ale od wielu lat różne instytucje zrzeszające Project managerów na świecie proponują różne metodyki realizacji projektów. Ja natomiast wolę myśleć przekrojowo, ponad metodykami, bo moim zdaniem kluczowe jest zrozumienie struktury projektu i jego faz, a więc procesu projektowego. Projekt można podzielić na 5 faz:
1. Faza przygotowawcza – jest to etap pracy nad analizą stanu bieżącego naszego biznesu, taka diagnoza tego, na jakim etapie jesteśmy. Przydaje się tutaj analiza SWOT oraz analiza problemów, z jakimi boryka się biznes. Następnie budowana jest strategia rozwoju biznesu i wyznaczane są długo- i średniookresowe cele. Na tym etapie określane są kierunki rozwoju (różne drogi, którymi biznes może podążać) i nadane im zostają priorytety w myśl zasady, że nie da się wszystkiego osiągnąć na raz.
2. Faza inicjująca – to faza kluczowa. Mając wybraną drogę, na tym etapie zastanawiamy się, w jaki sposób można osiągnąć cel? Czy chcąc mieć dom, muszę go budować, czy mogę go kupić lub wynająć? W biznesie jest to etap robienia studiów wykonalności i badania wykonalności ekonomicznej, technicznej i organizacyjnej naszego przedsięwzięcia. Analizujemy również otoczenie projektu oraz ludzi i instytucje, które mogą oddziaływać na projekt zarówno pozytywnie, jak i negatywnie (tzw. interesariuszy), np. nowych i dotychczasowych dostawców podzespołów lub surowców produkcyjnych, naszych pracowników, którzy mogą wspierać lub blokować zmianę biznesową, otoczenie rynkowe i konkurencję. Ważne jest budowanie sojuszy – jeśli określisz tzw. wspiera czy swojego projektu, możesz ich zaangażować w jego realizację. Mając już to wszystko, przeanalizuj ryzyka związane z projektem, oceń je i określ prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Opracuj również metody zapobiegania materializacji ryzyk, bo może się okazać, że w toku realizacji projektu pojawią się przeszkody, które zablokują cały projekt, np. protesty organizacji ekologicznych przy projekcie budowy drogi w Dolinie Rospudy (pamiętasz?).
Ostatnim elementem tej fazy jest formułowanie założeń projektu, ustalanie zadań do zrealizowania, budżetu i harmonogramu. Wybierany jest tu kierownik projektu oraz zespół projektowy. Ponadto, do zadań przypisywane są zasoby, którymi podmiot może dysponować na rzecz projektu.
3. Faza realizacji i dostarczania produktów projektu – w tej fazie krok po kroku realizujesz działania w projekcie, czy będą to kolejne fazy budowania prototypu nowego produktu, czy etapy budowy strony internetowej i tworzenia poszczególnych modułów, a może organizacja uczestnictwa firmy w targach za granicą. Monitoruj realizację zadań przez pryzmat wskaźników ich osiągnięcia, badaj odchylenia, monitoruj budżet i harmonogram realizacji. To faza dość podstępna, ponieważ większość projektów kończy się przekroczeniem czasu i budżetu, a to może stanowić istotny problem, gdy zależy Ci na wyprzedzeniu konkurencji na rynku, czy dysponujesz ograniczonymi środkami finansowymi.
4. Zamknięcie projektu – czyli otwarcie szampana J Ale zanim stanie się to możliwe, trzeba sprawdzić, czy zrealizowane zostały wszystkie zadania w projekcie i czy osiągnięte zostały cele projektu. Jak to zrobić? Trzeba zweryfikować poziom osiągnięcia wskaźników projektu (tych, które opisywały cel) lub sprawdzić, czy projekt osiągnął wskaźniki jakościowe, czyli np. funkcjonalność, która była od niego wymagana.
5. Ewaluacja projektu – podsumowanie projektu po zamknięciu. Co poszło dobrze, a co okazało się pomyłką? Jakie działania przyniosły pozytywne efekty i popchnęły projekt dalej, a co stanowiło przeszkodę. Które ryzyka wystąpiły i jak sobie z nimi poradziliśmy. Warto zbudować bazę doświadczeń na podstawie tej analizy, bo posłuży ona jako baza wiedzy na przyszłość.
Myślenie projektowe, to myślenie procesowe i rozumienie procesów. Pozwala ono wprowadzić porządek w nasze działania i stymuluje większą kontrolę nad realizowanymi działaniami. Zachęcam do przetestowania tego myślenia na własnych pomysłach i chętnie przeczytam o Waszych doświadczeniach.
O autorze Małgorzata Gajewska
Project Manager, trener biznesu, przedsiębiorca, audytor wewnętrzny. Z wykształcenia ekonomistka – księgowa, z zamiłowania - lider zespołów projektowych. Absolwentka studiów podyplomowych z Zarządzania Projektami i Psychologii w Biznesie. Od 14 lat związana z tematyką funduszy unijnych, była urzędnikiem samorządowym realizującym i tworzącym procedury wdrażania programów operacyjnych, Menedżerem projektów i Dyrektorem Departamentu zarządzania projektami wdrażanymi przez przedsiębiorstwa i instytucje publiczne (przygotowała i rozliczyła ponad 100 projektów inwestycyjnych). Jest współautorką książki pt. „Fundusze Unii Europejskiej 2007 - 2013 Poradnik małego i średniego przedsiębiorcy”, ponad 10 opracowań i raportów ewaluacyjnych dotyczących tematyki unijnej, ekspertem w 8 strategiach rozwoju podmiotów publicznych różnego szczebla. Od ponad 8 lat jest trenerem biznesu specjalizującym się w tematyce wsparcia przedsiębiorczości, zarządzania projektami biznesowymi, opracowywania biznes planów, studiów wykonalności, analiz finansowych oraz rozliczania projektów unijnych (zrealizowała ponad 650 godzin szkoleniowych).