Pracodawca ma prawo do kontroli pracowników w zakresie wykonywania przez nich obowiązków wynikających ze stosunku pracy, jeżeli nie narusza tym samym dóbr osobistych pracowników, a ponadto poinformował ich uprzednio o wykorzystywanych środkach nadzoru. W wielu przypadkach ma do tego prawo również bez zgody zatrudnionego.
Wśród metod kontroli chętnie wykorzystywanych w firmach znajdują się takie środki jak: kontrola komputerów i telefonów służbowych, monitoring, nagrywanie połączeń telefonicznych, blokada określonych stron internetowych, nadzór nad korespondencją mailową czy chociażby testy trzeźwości. Wykorzystywane formy będą się różnić w zależności od rodzaju przedsiębiorstwa czy charakteru wykonywanej pracy.
Przede wszystkim jednak wybrany sposób kontroli powinien być adekwatny do sytuacji i w rozumieniu art. 11 ust. 1 Kodeksu pracy nie naruszać godności i dóbr osobistych pracowników. Do katalogu takich dóbr chronionych w świetle art. 23 Kodeksu cywilnego zalicza się m.in. wolność i tajemnicę korespondencji. Ale na straży tych praw stoi również Konstytucja. Gwarantuje ona wszystkim obywatelom prawo do ochrony danych osobowych, czy chociażby ochronę tajemnicy komunikowania się. Pracodawca, który złamie te prawa najprawdopodobniej poniesie konsekwencje w postaci zadośćuczynienia, a nawet odszkodowania na rzecz zatrudnionego.
Co do zasady, większość form kontroli nie wymaga zgody pracowników, ale powinni oni zostać poinformowani o wykorzystywanych formach nadzoru już na etapie zatrudniania. Kwestia kontroli wykonywania obowiązków pracowniczych, a więc np. sposób korzystania z prywatnej poczty elektronicznej oraz z poczty służbowej w prywatnych celach, zasady monitoringu sieci itp. powinny zostać ponadto przedstawione w regulaminie, umowie bądź jakimkolwiek innym dokumencie wewnętrznym.
Monitoring
Monitoring najczęściej stosowany jest w przedsiębiorstwach, których pracownicy mają bezpośredni kontakt z wartościowymi dobrami (np. w bankach, galeriach handlowych, magazynach), ale również w firmach, które odpowiadają za przetwarzanie danych osobowych i zmuszone są je chronić. Każda taka jednostka, jeżeli przechowuje dokumenty w formie fizycznej w swojej siedzibie, powinna montować monitoring, aby zabezpieczyć swoich klientów przed niechcianym dostępem do ich danych osobowych.
Zgodnie z art. 23 Ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca może zainstalować monitoring w firmie, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia jego prawnie uzasadnionych celów (np. ochrony przed włamaniem), ale przy założeniu, że nie narusza tym samym praw i wolności innych pracowników. Kamery mogą być umieszczane w pomieszczeniach, w których rozlicza się pieniądze lub przyjmuje towary, ale nie mogą być montowane w szatniach, toaletach oraz pomieszczeniach, w których toczy się życie towarzyskie zatrudnionych. Warto jednak zauważyć, że takie nagrania z monitoringu same w sobie uznawane są za dane, które w świetle w/w ustawy powinny być w odpowiedni sposób przechowywane i chronione.
Komputer
Twój komputer służbowy, mimo tego, że stoi na Twoim biurku i zabezpieczony jest szeregiem Twoich haseł, nie zawsze jest na tyle „prywatny”, na ile może się wydawać. Pracodawca ma prawo sprawdzać jakie czynności podejmujesz na tym urządzeniu. Z reguły odbywa się to przy użyciu specjalistycznego oprogramowania, które szpieguje ruchy użytkownika komputera i może przeglądać zapisane na nim pliki.
Coraz częściej firmy wykorzystują system tzw. „pracy zdalnej”, wykonywanej na odległość przy domowym biurku pracownika. Ograniczają przy tym koszty utrzymania stanowisk pracy. Znajduje to zastosowanie zwłaszcza w branży technologicznej – programiści pracujący w startupach przywykli już do pracy w domu. Pojawia się tutaj jednak problem kontroli pracownika – o ile w przypadku pracy rozliczanej za projekt lub zlecenie jest ona zbędna, o tyle w przypadku stawki godzinowej jest pożądana przez część przedsiębiorców.
Wielu pracowników pracujących zdalnie nie zdaje sobie sprawy, że pracodawca ich też może kontrolować. Co do zasady dokonuje tego za pomocą lokalizacji GPS komputerów służbowych na podstawie IP urządzenia. Co jednak zrobić wtedy, gdy pracownik ma prawo do pracy w dowolnym miejscu, a więc także w kawiarni lub parku? Firmy z reguły kontrolują pracę za pomocą komunikatorów, na których pracownik powinien odpowiadać w czasie rzeczywistym. Mogą to robić także z wykorzystaniem systemów i programów ewidencjonujących czas pracy przeznaczony na wykonanie konkretnego zadania lub poprzez obowiązek cyklicznego przesyłania screenshot’ów z ekranów komputerów służbowych, które pełnią funkcje pewnego rodzaju raportu z efektów wykonywanej pracy.
Internet
Zdarza Ci się podczas pracy sprawdzić Facebooka lub kupić coś na Allegro? Z pomocą specjalnego oprogramowania pracodawca może nie tylko kontrolować to co robisz na swoim komputerze, ale także to jakie strony przeglądasz. Często nawet na nic nie zda się wyczyszczenie historii pod koniec dnia pracy. Przełożonemu pomoże tzw. zapora sieciowa, przez którą musi przejść każda próba połączenia się z siecią firmową. To ona zapamiętuje adresy stron, na które wchodził użytkownik, a co więcej rejestruje czas, który na nich spędził.
Często wykorzystywaną metodą jest ograniczenie możliwości logowania do pewnych stron, a nawet całkowite pozbawienie dostępu do internetu. O tym fakcie musi jednak poinformować pracowników. Zatrudniony, który w sposób nagminny korzysta w pracy z internetu w celach prywatnych oraz naraża pracodawcę na stratę lub utratę danych może zostać ukarany upomnieniem, naganą lub nawet zwolnieniem z pracy.
Pracodawca nie może wykorzystywać metody monitoringu sieci w celu pozyskania prywatnych informacji o swoich pracownikach, takich jak m.in. stan zdrowia czy status majątkowy.
Poczta
Dozwoloną formą nadzoru pracowników jest monitoring korespondencji, zarówno tradycyjnej, jak i elektronicznej. Podobnie jednak jak inne formy nadzoru, nie może on naruszać wolności, dóbr osobistych, prywatności oraz konstytucyjnych praw do ochrony tajemnicy komunikowania się przez pracowników. Podczas takiego nadzoru, pracodawca musi wziąć pod uwagę charakter korespondencji. Można przyjąć, że listy i maile adresowane do firmy mogą być przez niego otwarte i przeczytane, także wtedy, gdy pojawia się na nich imię i nazwisko pracownika. W momencie gdy korespondencja kierowana jest do konkretnej osoby, bez podania nazwy firmy, może zostać uznana za korespondencję prywatną, która chroniona jest tajemnicą. Za naruszenie tego prawa, pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do 2 lat.
Telefon
Pracodawca ma prawo rejestrować spis połączeń z telefonów służbowych. Może także korzystać z geolokalizacji tego sprzętu w godzinach pracy zatrudnionych. Jest to forma kontroli chętnie wykorzystywana przez pracodawców zatrudniających pracowników mobilnych (np. przedstawicieli handlowych).
W określonych sytuacjach dopuszczalne jest rejestrowanie rozmów pracowników. Mowa tu zwłaszcza o zatrudnionych w call center, a więc reprezentantów takich zawodów, w których komunikacja jest podstawą funkcjonowania firm i jej jakość może być weryfikowana przez pracodawców.
Kontrola szafek i torebek
Sąd Najwyższy wydał orzeczenie na temat przeszukiwania torebek, plecaków i szafek pracowników, zgodnie z którym jest to działanie dozwolone i zgodne z prawem, jeżeli o takiej formie kontroli pracownicy zostali uprzednio poinformowani. Co więcej, zatrudnieni nie muszą nawet wyrazić na to zgody, ale sama procedura musi zostać wykonana w sposób nienaruszający godności pracownika i zgodny z zasadami współżycia społecznego.1
Kontrola trzeźwości
W rozumieniu art. 17 ust. 3 Ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi “na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej a także na żądanie pracownika (…), badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego”. W myśl przytoczonego przepisu, pracodawca nie może bez zgody podwładnego poddać go badaniu alkomatem, a nawet gdyby do tego doszło, wyniki tego badania mogą zostać podważone.
Jeżeli natomiast istnieje uzasadnione podejrzenie, że pracownik przyszedł do pracy pod wpływem alkoholu, bądź też spożywa go podczas wykonywania swoich obowiązków, przełożony ma prawo wezwać policję, która przeprowadzi badanie alkomatem. Zdaniem Sądu Najwyższego trzeźwy pracownik nie ma interesu w tym, aby odmówić takiego testu, a zaangażowanie w to policji nie narusza jego godności.
Skanowanie linii papilarnych
Na Zachodzie praktykuje się ewidencjonowanie czasu pracy pracowników za pomocą systemów skanujących np. linie papilarne. W Polsce wykorzystywanie w tym celu danych biometrycznych (np. kodów DNA, obrazu tęczówek, czy właśnie linii papilarnych) jest zabronione, niezależnie od tego czy pracownicy wyrażą zgodę na stosowanie tej praktyki, czy nie. W dokumencie „Ochrona prywatności w miejscu pracy. Przewodnik pracownika” przygotowanym przez Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) napisano, że „brak jest jednolitych regulacji dotyczących stosowania systemów wykorzystujących dane biometryczne do celów kontroli dyscypliny pracy. Jednakże wykorzystanie takich systemów zawsze powinno być uważnie rozważone pod względem proporcjonalności, np. czy pracodawca nie ma innych możliwości kontroli i monitorowania przebiegu pracy, które nie ingerują w prywatność pracowników w tak istotny sposób. W Polsce pracodawcy nie wolno stosować systemów biometrycznych opartych na danych uzyskanych na podstawie odcisków palców w celu rejestracji czasu pracy pracownika”. Stanowisko to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku uzasadnił, że skoro nie istnieją regulacje zezwalające pracodawcom na żądanie od pracowników ich danych biometrycznych, to ich gromadzenie jest zabronione.
Kary
Jeżeli pracownik wskutek kontroli doświadczył naruszenia dóbr osobistych, których ochronę gwarantuje chociażby art. 23 Kodeksu cywilnego, może żądać od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności złożenia oświadczenia o odpowiedniej formie i treści. Co więcej, może żądać zadośćuczynienia lub zapłaty określonej kwoty na wybrany cel społeczny. Pracodawca może uniknąć tej odpowiedzialności jeżeli udowodni, że działał w sposób uprawniony i adekwatny do sytuacji.
Jeżeli nadzór był wykonywany w sposób prawidłowy i nie naruszył dóbr osobistych zatrudnionego, jego wyniki mogą stanowić podstawę do zwolnienia niesubordynowanego pracownika. Dla przykładu, nagminne wykorzystywanie internetu w pracy do celów prywatnych może być uznane za naruszenie dyscypliny pracy i nienależyte wykonywanie obowiązków. W ekstremalnych przypadkach kontrola może wykazać ciężkie naruszenie (np. kradzież, wyjawienie tajemnicy firmy), co z kolei może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Przedsiębiorcy często złudnie wierzą w skuteczność różnego rodzaju kontroli. Bezpodstawnie zdaje im się, że jeżeli wszystko widzą i słyszą to mogą ocenić stopień zaangażowania swoich pracowników w wykonywane obowiązki. Tymczasem ludzie są różni – dla jednych kontrola jest znaczącym motywatorem, który koncentruje ich na pracy, inni działają znacznie efektywniej jeżeli mogą pozwolić sobie na chwilę przerwy. Rozczarowujące jest jednak to, że w świadomości części polskich pracodawców zakorzenione jest przekonanie, że jeżeli nie kontrolują pracownika, to z pewnością zechce ich oszukać i nie będzie należycie przykładał się do swoich obowiązków. I to chyba największy problem pracowników zdalnych. Dla ich przełożonych nadal bardziej liczy się czas pracy, niż jej efekt.
Miliarder, twórca Virgin Group, Richard Branson, znany ze swojego niekonwencjonalnego podejścia do biznesu wielokrotnie powtarzał, że jeżeli traktuje się pracowników jak ludzi i daje im pewną dozę swobody, a oni po prostu lubią to co robią, nie będą jej nadużywać. W jego firmach eksperymentalna część pracowników może brać urlopy tak często jak tego potrzebują bez zgody przełożonych. Kilka miesięcy temu świat obiegło zdjęcie miliardera z pracownikiem, któremu zdarzyło się…zasnąć. Zamiast wyciągnąć z tego konsekwencje Branson po prostu zrobił sobie z nim zdjęcie. Podobno wyspany człowiek, to bardziej efektywny człowiek.
Źródło: Virgin Group
O autorze Zbigniew Machowski
Adwokat w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Ukończył aplikację prokuratorską. Wykonując zawód adwokata kontynuuje tradycje rodzinne. Prowadzi kancelarię w Warszawie i w Szczecinie. Jest doktorantem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego oraz studentem Master of Business Administration (MBA). Jest także doradcą restrukturyzacyjnym oraz mediatorem wpisanym na listę przy Sądzie Okręgowym w Szczecinie.