Członek zarządu spółki z o.o. może być powołany na określony czas, a więc na okres trwania jego kadencji, albo też na czas nieoznaczony. Kadencyjność wiąże się z pełnieniem określonej funkcji w zarządzie.
Ustawodawca w kodeksie spółek handlowych, a dokładniej rzecz ujmując w art. 202 KSH wprowadził domniemanie uregulowania kwestii kadencyjności w umowie spółki.
Art. 202 KSH jest przepisem względnie obowiązującym, co znaczy, że znajduje zastosowanie tylko wtedy, gdy umowa spółki nie reguluje tej kwestii. Oczywiście jednocześnie jest to element fakultatywny (dobrowolny) takiej umowy.
I tak w ślad za przytaczanym przepisem, jeśli umowa spółki nie przewiduje innego rozwiązania to mandat (upoważnienie) członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Kolejny paragraf omawianego przepisu normuje sytuację, gdy w umowie spółki nie określono co dzieje się z mandatem członka zarządu, który powołany został na okres dłuższy niż rok. I tak, w przypadku, gdy członek zarządu zostanie powołany na czas dłuższy niż rok, mandat tego członka wygaśnie w dniu odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Mandat a kadencja
Mandatem jest kompetencja, zwana także upoważnieniem do pełnienia, sprawowania funkcji w organie (np. zarządzie) spółki. Przez kadencję rozumieć należy okres sprawowania funkcji przez członka organu (np. zarządu).
W uproszczeniu, jeśli ktoś posiada mandat (czyli uprawnienie) to znaczy, że może sprawować określoną funkcję (np. w zarządzie). Z tytułu mandatu przysługuje prawo pełnienia funkcji przez określony czas, czyli kadencja.
W paragrafie pierwszym omawianego art. 202 KSH znalazła się pozorna zasada “rocznej kadencyjności członka zarządu”. Pozorność tej zasady wynika z faktu, iż nie ma ona charakteru bezwzględnego, bo roczna kadencyjność zarządu wystąpi tylko wtedy, gdy rok obrotowy pokryje się z rokiem kalendarzowym. Wtedy faktycznie członek zarządu swą funkcję będzie pełnił przez cały rok kalendarzowy.
Wygaśnięcie mandatu
Mandat wygasa z dniem zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników sprawozdania finansowego, które odbyć się musi w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Jeżeli więc rok obrotowy zbieżny jest z kalendarzowym to zgromadzenie odbywa się do 30 czerwca danego roku. W związku z tym, jeśli mamy do czynienia z tzw. “roczną kadencyjnością członka zarządu” powołanego 1 stycznia 2010 r., jego mandat wygaśnie dopiero w pierwszej połowie 2012 r. Pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji w organie będzie bowiem rok 2011 i to dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez zwyczajne zgromadzenie wspólników mandat takiego członka zarządu wygaśnie.
Dlatego też roczną kadencyjność wyrażoną w paragrafie pierwszym art. 202 KSH należałoby wziąć w cudzysłów, bo w tym przypadku rok trwałby dwa lata.
Podsumowując, jeśli mamy powołanie na czas oznaczony to daty w pierwszej połowie roku są ruchome, bo może się zdarzyć, że członek organu powołany jest 1 kwietnia i zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się przed 1 kwietnia, w związku z tym kadencja, nawet dwuletnia byłaby nominalnie krótsza niż dwa lata. Jeśli powołanie nastąpi 1 kwietnia, a zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy nastąpi 30 czerwca to kadencja faktycznie będzie wynosiła 15 miesięcy.
Upływ kadencji a wygaśnięcie mandatu
Żeby zachować spójność między mandatem a kadencją należy przyjąć, że mandat wygasa w chwili zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. Jeśli odbywa się ono 30 czerwca a powołanie nastąpiło 1 lutego to kadencja członka zarządu faktycznie trwać będzie ponad rok.
Tak też opowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 lipca 2010 r.: jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa w terminie przewidzianym w art. 202 par. 1 KSH także wtedy, gdy wg uchwały wspólników powołanie nastąpiło na czas nieokreślony.