Jednym z głównych wyzwań stojących przed każdym przedsiębiorcą jest umiejętność utrzymywania zdrowych relacji międzyludzkich na wielu płaszczyznach. Dotyczy to klientów, dostawców, pracowników, czy współwłaścicieli. A tam gdzie ludzie, tam z reguły i konflikty. W przypływie emocji człowiek łatwo podejmuje pochopne decyzje, które nie zawsze służą interesom firmy i zapomina o tym, że zarządzanie takim konfliktem powinno mieć na celu przede wszystkim minimalizowanie negatywnych skutków. Podobnie rzecz się ma w przypadku drogi sądowej – proces nie zawsze okazuje się właściwym rozwiązaniem. Z punktu widzenia biznesu o wiele bardziej skuteczne mogą okazać się alternatywne metody rozwiązywania sporów, do których należą mediacje. Trzy najważniejsze plusy tego rozwiązania to szybszy czas dojścia do porozumienia, tańszy koszt oraz uzyskanie takiego rozwiązania, które jest korzystne dla obu stron i nie wiąże się z koniecznością zerwania współpracy.
Istota mediacji
Mediacja gospodarcza to nieformalne i dobrowolne postępowanie co najmniej dwóch skonfliktowanych przedsiębiorców, w którym uczestniczy neutralny mediator łagodzący napięcia i pomagający w dojściu do takiego porozumienia, które jest akceptowalne przez obie strony. Takie odformalizowane podejście znacznie ułatwia stronom spokojną i rzeczową rozmowę na temat dzielących ich różnic i możliwych do zaakceptowania sposobów na ich zażegnanie. Mediacja może toczyć się w dowolnym miejscu co również zmniejsza ilość stresu związanego ze sporem, zwłaszcza jeżeli miałby on toczyć się przed sądem. Ponadto przedmiotem takiej dyskusji może być każdy rodzaj konfliktu między stronami, które dopatrują szansy na ugodę. Jedyną przesłanką do rozpoczęcia mediacji jest wyrażenie na nią zgody przez obie strony sporu.
Funkcja mediatora
Mediator musi być osobą całkowicie neutralną i bezstronną, który niczego nie nakazuje i nie narzuca swojego punktu widzenia i własnych rozwiązań. Jego podstawową funkcją jest stworzenie poufnej i bezpiecznej atmosfery, która sprzyja dojściu do porozumienia. Rozwiązanie konfliktu następuje w momencie, gdy podczas takich dobrowolnych rozmów pod okiem neutralnego mediatora strony wypracują takie wyjście z sytuacji, które zaspokaja oczekiwania dwóch stron.
Zalety mediacji
Według europejskich badań mediacja gospodarcza w państwach Unii Europejskiej jest osiem razy szybsza od postępowania sądowego i generuje trzy razy mniejsze koszty. Niekiedy, gdy konflikt nie jest zaawansowany wystarczy nawet jedno spotkanie, w przypadku bardziej skomplikowanych sporów porozumienie można osiągnąć dopiero po kilku sesjach mediacyjnych. Chyba szczególnie dla przedsiębiorców adekwatne jest stwierdzenie „czas to pieniądz”, dlatego to oni w pierwszej kolejności powinni zainteresować się możliwościami mediacji w razie wystąpienia konfliktu.
Jest to także rozwiązanie o wiele tańsze niż proces sądowy. Wydatki związane z dochodzeniem racji przed sądem to koszty bezpośrednie, które w zależności od skali problemu i wartości przedmiotu sporu mogą dochodzić do kilkuset tysięcy złotych, a także koszty pośrednie – utracony rynek i kontrahenci czy strata zaufania klientów i motywacji pracowników. A w tym przypadku trudno upatrywać skali kosztów, tym bardziej, że niekiedy nie są to wyłącznie wydatki pieniężne.
Mediacja w sprawach między przedsiębiorcami może okazać się atrakcyjna również ze względu na jej prospektywny charakter. Tutaj bowiem istotne są długoterminowe relacje pomiędzy stronami, które pracując nad wspólnym, satysfakcjonującym obie strony rozwiązaniem, upatrują możliwość dalszej współpracy biznesowej w przyszłości. W odróżnieniu od procesów sądowych, gdzie z zasady wraz z wniesieniem sprawy do sądu, jest ona zrywana. Metoda ta znajduje szczególne zastosowanie w usługach, których subiektywny poziom wykonania może rodzić problemy w kwestii udowodnienia winy.
Mediacja świetnie wpisuje się w trend transparentnego i prospołecznego działania przedsiębiorstw. Zwłaszcza w dobie błyskawicznego przepływu informacji wpływa na pozytywny wizerunek firm w oczach kontrahentów, pracowników i klientów.
Jest to rozwiązanie, które cechuje niskie ryzyko. Przegrana sprawa w sądzie wiąże się z koniecznością dokonania ustępstw w stosunku do drugiej strony. Pociąga to również za sobą koszty, utracony czas i często dobrą renomę. W mediacjach natomiast nie ma przegranych i wygranych gdyż jej celem jest obopólna satysfakcja.
Nowe regulacje
Potencjał mediacji został odzwierciedlony w polskim ustawodawstwie. 1 stycznia 2016 r. weszły w życie nowe przepisy upowszechniające mediacje w sprawach gospodarczych, cywilnych, rodzinnych i tych z zakresu prawa pracy. Ich celem jest popularyzacja mediacji jako metody polubownego rozwiązywania sporów na etapie przedsądowym i w toku postępowania sądowego. Sąd zatem namawia strony do tego rozwiązania, a takie skierowanie do mediacji jest możliwe na każdym etapie postępowania.
W dalszym ciągu jednak mediacje są dobrowolne, a co za tym idzie strona może nie wyrazić na nie zgody. W takiej sytuacji spoczywa jednak na niej obowiązek poinformowania o tym sądu w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu stron do mediacji. Z drugiej strony, nowe przepisy wymagają podjęcia prób polubownego rozwiązania sporu jeszcze przed skierowaniem sprawy do sądu. W praktyce oznacza to, ze każdy pozew musi zawierać stosowną informację, czy strony podjęły alternatywną próbę porozumienia jaką jest przykładowo mediacja. W momencie, gdy odpowiedź będzie negatywna we wniosku trzeba będzie wyjaśnić przyczyny takiego podejścia. Może to spowodować, że strony chcąc uniknąć konieczności tłumaczenia się, chętniej podejmą ugodowe dyskusje.
Do mediacji mogą skłaniać także kwestie finansowe. Obniżone lub zniesione zostały niektóre koszty sądowe w postępowaniu mediacyjnym. Co więcej, sąd ma możliwość obciążenia strony częścią kosztów powstałych w wyniku nielojalnego i nagannego zachowania względem sądu lub przeciwnika, jeżeli strona w nieuzasadniony sposób odmówiła mediacji.
Takie rozwiązanie to ogromna szansa dla mniejszych dostawców i odbiorców lub pojedynczych konsumentów. Wydaje się bowiem, że duże przedsiębiorstwa oraz podmioty sektora publicznego będą bardziej skore do mediacji i podejmowania dyskusji w celu odnalezienia satysfakcjonującego obie strony rozwiązania. Obecnie korporacje oraz spółki państwowe rzadko bywają zainteresowane polubownymi metodami rozwiązywania sporów, a w sprawach sądowych chętnie wykorzystują swoją przewagę ekonomiczną i organizacyjną, w wyniku czego mniejsi gracze mają ograniczone szanse na wygraną, co z kolei wiąże się z akceptacją niekorzystnych dla nich warunków.
E-mediacje
Mediacje mogą przybierać formę konsultacji za pomocą sieci internetowej, a więc mediacji online. Są one szczególnie ważne dla stron, które zawarły umowę na odległość. Zaletami e-mediacji jest brak konieczności bezpośredniego kontaktu, co umożliwia prowadzenie rozmów między stronami nawet w przypadku dzielących je kilometrów. Zdecydowanym ich atutem są także mniejsze koszty oraz racjonalny i wyważony efekt – strony mają więcej czasu do zastanowienia się i podjęcia decyzji „na chłodno”.
