Istnieją różne formy prawne w ramach których mogą funkcjonować przedsiębiorstwa, także startupy. Właściwie procedura powstawania takiej firmy nie jest w żaden sposób zdefiniowana, jedne powstają w ramach różnych ekosystemów, inne w sposób niezależny. Jest to uzależnione od stopnia zaawansowania koncepcji na biznes, posiadanego kapitału początkowego, potrzeb oraz wymogów czy prób uzyskania finansowania z zewnętrznych źródeł (niekiedy wystarczy pomysł, innym razem gotowa spółka). Poniżej przedstawiamy szeroki wachlarz możliwości dla właścicieli nowych firm wraz z wyszczególnieniem zalet i wad poszczególnych z nich, co pomoże w dobrze właściwej formy działalności do indywidualnych potrzeb przedsiębiorców wkraczających w świat biznesu.
Pion w inkubatorze
Specyficznym dla przedsiębiorstw z branży technologicznej rozwiązań jest korzystanie z działalności w ramach różnego rodzaju ekosystemów inkubatorów. Jest to chętnie wykorzystywane przez osoby, które nie dysponują dużym kapitałem początkowym. Korzystają one z osobowości prawnej inkubatora w zamian za pewną opłatę miesięczną (ok. 300-500 zł). Dodatkowo często mogą korzystać z obsługi prawnej oraz księgowej oferowanej przez fundację, zazwyczaj będącą właścicielem inkubatora. Do wszelkich rozliczeń dochodzi za pośrednictwem umowy-zlecenie bądź umowy o dzieło. Co więcej, w ramach wspomnianych umów inkubator może odprowadzać składki ZUS, oczywiście w zależności od statusu ubezpieczeniowego młodego przedsiębiorcy.
Ogromnym minusem tego rozwiązania jest brak autonomiczności i wydłużona procedura administracyjna – wszelkie transakcje muszą przejść przez biurko osoby odpowiedzialnej w ramach inkubatora zanim ostatecznie trafią w dłoń przedsiębiorcy, co często trwa tygodniami. Tak samo dzieje się z pieniędzmi od klientów – w pierwszej kolejności trafiają one do inkubatora, który następnie przelewa je na konto startupu. Warunki działania w ramach pionu w inkubatorze przedsiębiorczości mogą się różnić w zależności od fundacji, do której się zgłosimy. Każdorazowo warto więc przeanalizować warunki współpracy zawarte w umowie.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Ta forma prowadzenia biznesu jest wciąż najchętniej wybieranym rozwiązaniem przez przedsiębiorców w Polsce jako najprostsza forma prawna. Wynika to z różnych przyczyn. Proces rejestracji takiej działalności jest prosty i w głównej mierze opiera się na wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, którego dokonuje się przez internet lub w urzędzie gminy. W myśl zasady „jednego okienka” wraz z rejestracją działalności wnioskodawca w tym samym miejscu składa dokumenty o uzyskanie numeru NIP i REGON. Oczywiście nie uniknie wizyty w innych urzędach (np. w celu rejestracji jako płatnik VAT czy objęcia ubezpieczeniem społecznym), ale trzeba przyznać, że idea „jednego okienka” zdecydowanie ułatwiła procedurę rejestracyjną jednoosobowej działalności.
Niemniej jednak brzmi to bardziej skomplikowanie niż podpisanie umowy z inkubatorem. Co więcej, wiąże się również z ponoszeniem wyższych kosztów miesięcznych – początkujący przedsiębiorcy mogą mieć problemy ze zrozumieniem wszystkich regulacji czy chociażby z prowadzeniem księgowości, co nierzadko wymaga konsultacji z prawnikiem i zatrudnienia zewnętrznej księgowej. Prowadzenie biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, a zatem sygnowanie jej własnym nazwiskiem, wiąże się z ponoszeniem odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorstwa całym majątkiem osoby fizycznej, która jest przedsiębiorcą.
Podstawową zaletą działania firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej jest pełna autonomiczność przedsiębiorcy. Jest to forma zalecana dla takiego rodzaju biznesu, który nie obraca znacznymi kwotami. Jest prosta do założenia, prowadzenia oraz ewentualnej likwidacji lub zawieszenia.
Spółka cywilna
Ta forma prowadzenia działalności jest prosta do założenia ponieważ praktycznie jest to umowa zawierana przez wspólników, którzy poprzez wniesienie wkładów dążą do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego w określony sposób. Wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne. Spółka cywilna jako twór sam w sobie nie ma osobowości prawnej, co znaczy, że nie może zaciągać zobowiązań ani występować jako strona procesu. Jeżeli więc powstaną jakiekolwiek zobowiązania w związku z prowadzoną działalnością, wierzyciel, po przeprowadzeniu postepowania sądowego, będzie miał prawo dochodzić zapłaty z majątku osobistego wspólników.
Zarówno zawarcie umowy spółki cywilnej (o ile nie jest dokonywana w formie aktu notarialnego), jak i jej rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej są bezpłatne, w dodatku można dokonać tego przez internet za pomocą systemu CEIDG. Niezbędne jest jednak uiszczenie podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% wartości wkładów wniesionych we właściwym urzędzie skarbowym oraz rejestracja spółki jako płatnika VAT. Umowa spółki cywilnej może zostać zawarta na czas określony lub nieokreślony.
Spółka jawna
Jest to spółka osobowa bardzo zbliżona do spółki cywilnej, z tą różnicą, że może ona posiadać swój majątek i nazwę. Nie posiada ona osobowości prawnej. Odpowiedzialność za zobowiązania opiera się na zasadzie subsydiarności, co oznacza, że w pierwszej kolejności za zobowiązania odpowiada spółka, ale w następnym etapie istnieje również możliwość dochodzenia zapłaty z majątku osobistego wspólników.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Absolutny prym wśród spółek zakładanych w celu prowadzenia działalności (również przez startup’y) wiedzie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie tylko w Polsce, licznie spotykana jest także za granicą. Odpowiednikiem polskiego skrótu sp. z o.o. jest np. Ltd./LLC w Wielkiej Brytanii i USA czy GmbH w Niemczech.
Właściciele firm, w tym również biznesów technologicznych, decydują się na tę formę prowadzenia działalności w głównej mierze ze względu na ograniczenie ryzyka, które związane jest odpowiedzialnością spółki za powstałe w ramach działalności zobowiązania i zdecydowanie najlepszą ochroną majątku osobistego wspólników. Oczywiście jest to związane z faktem, że spółka z o.o. posiada osobowość prawną, a tym samym prowadzi działalność we własnym imieniu, odprowadza podatki, może być stroną w postępowaniu sądowym, ma prawo do nazwy oraz, co zostało wspomniane wyżej, posiada własny majątek.
Jest to spółka kapitałowa i może zostać utworzona w każdym prawnie dopuszczalnym celu, nawet przez jedną osobę. Poza ograniczoną odpowiedzialnością i ochroną majątku osobistego wspólników, forma ta ma kilka innych zalet. Są to niskie koszty jej założenia, możliwość rejestracji w trybie uproszczonym (tzw. S24) przez internet za pomocą systemu E-MS, nawet przez jedną osobę oraz jej uniwersalność i elastyczność.
Założenie spółki z o.o. wymaga wniesienia minimalnego kapitału zakładowego, który wynosi 5 tys. zł i składa się z udziałów wniesionych przez poszczególnych udziałowców. Co prawda w porównaniu z USA, gdzie kapitał ten wynosi 1$ oraz Wielką Brytanią, gdzie jest to wartość 1£, 5 tys. zł to wciąż wysoka kwota. Nieustannie trwają jednak dyskusje nad obniżeniem wysokości wymaganego minimum kapitału zakładowego w spółce z o.o.
Ta forma prowadzenia działalności ma również swoje wady. Wśród nich najbardziej dotkliwą jest tzw. podwójne opodatkowanie. Spółka z o.o., która posiada osobowość prawną jest płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), natomiast udziałowcy, którzy otrzymują dywidendy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Kolejnymi słabymi punktami tej formy prowadzenia biznesu jest obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i corocznego składania sprawozdań finansowych, co wiąże się z niemałymi kosztami, koniecznością sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego, stosunkowo długim i kosztownym procesem likwidacyjnym.
***
Przed podjęciem decyzji o właściwej formie prawnej dla naszego biznesu warto poświęcić chwilę uwagi na dokładną analizę istniejących rozwiązań lub skorzystać z pomocy eksperta. Co do zasady jednak dla większych przedsięwzięć godnym polecenia rozwiązaniem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (lub akcyjna, o czym jednak innym razem). Dla pomysłów, mniejszych projektów lub osób, które nie dysponują dużym kapitałem początkowym, rozsądnym rozwiązaniem może okazać się jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy wykorzystanie możliwości ekosystemów inkubatorów przedsiębiorczości w przypadku startupów. Należy jednak zwrócić uwagę, że jest to mocno uogólnione założenie, a każdy przypadek należałoby rozpatrzyć indywidualnie.
Prosta Spółka Akcyjna – plan stworzenia nowej spółki dla startupów
W lutym 2016 r. rząd przyjął Plan na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju, zwany potocznie Planem Morawieckiego. Zakłada on m.in. wprowadzenie Nowej „Konstytucji Biznesu” i powstanie Prostej Spółki Akcyjnej – nowej formy prawnej dla startupów, która oparta byłaby na Kodeksie Spółek Handlowych i zakładała m.in.: niższe wymogi kapitałowe na start, minimum formalności, bezpieczeństwo interesów founderów i inwestorów czy uwolnienie potencjału kreatywnego. Na poziomie ustawy zdefiniowane byłyby również najważniejsze klauzule związane z inwestycjami.