Indywidualna działalność gospodarcza dla firmy, której rozwój nabiera tempa, w pewnym momencie przestaje być wystarczającą formą prawną. Wielu przedsiębiorców dostrzega wtedy zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym zwłaszcza redukcję ryzyka wskutek ochrony majątku prywatnego. Wszyscy, którzy chcą zmienić formę prawną swojej firmy, mają do wyboru kilka możliwych rozwiązań. Jednym z nich jest przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.
Istotą takiego przekształcenia jest powstanie nowego podmiotu, któremu przysługują wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształconego. W konsekwencji zachowana jest ciągłość prawna. Nowa spółka przejmuje więc w zasadzie wszelkie zezwolenia, umowy, koncesje itd. i staje się w nich stroną. Takiemu przejęciu nie podlegają jednak ulgi podatkowe. Przekształcona spółka nabiera z mocy prawa cały majątek przedsiębiorcy wchodzący w skład jego firmy, a on staje się jej udziałowcem.
Formalna droga do przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. wymaga sporządzenia planu przekształcenia wraz z załącznikami i opinią biegłego rewidenta. Dysponując jego oceną notariusz przygotowuje oświadczenie o przekształceniu, które zawiera m.in. informacje o wysokości kapitału zakładowego (minimalna kwota to 5 tys. zł). Następnie powołuje się członków organów spółki przekształconej. Obligatoryjnie ustanawia się Zarząd, fakultatywnie radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Notariusz sporządza umowę spółki w formie aktu. Wreszcie przekształconą działalność rejestruje się w KRS, a przedsiębiorcę wykreśla z CEIDG. Ponieważ powstały w ten sposób podmiot staje się płatnikiem VAT, należy poinformować o tym Urząd Skarbowy. Od tej pory będzie on także prowadzić pełną księgowość. W zakresie obowiązku biura i Zarządu spółki z o.o. spocznie poinformowanie pracowników i wierzycieli o przekształceniu i zmianie nazwy, NIP i REGON, a także zmiana umów z bankiem, czy chociażby wymiana pieczątek, papieru firmowego itd.
Koszt przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. poza wydatkami poniesionymi na obsługę prawną (notariusza oraz radcy prawnego lub adwokata) składa się z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości odpowiadającej 0,5% wartości kapitału zakładowego oraz kosztów związanych z powstaniem i rejestracją spółki z o.o.
Skutkiem przekształcenia jest solidarność przedsiębiorcy i spółki w zakresie odpowiedzialności za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres 3 lat, licząc od dnia przekształcenia. Spółka przejmuje obowiązki płatnika zaliczek na PIT z tytułu wynagrodzeń wypłacanych za stosunek pracy za cały rok podatkowy, w którym nastąpiło przekształcenie. Kontynuuje ona również zasady amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Z reguły także występuje zjawisko podwójnego opodatkowania, co oznacza, że spółka staje się płatnikiem podatku od osób prawnych (CIT), a udziałowcy, którzy w wyniku działalności otrzymali dywidendy, podlegają opodatkowaniu podatkiem osobowym od osób fizycznych (PIT). Istnieją jednak pewne metody na optymalizację podatkową.
Artykuł przygotowany był w ramach wtorkowego cyklu artykułów prawnych w dzienniku Kurier Szczeciński.
O autorze Zbigniew Machowski
Adwokat w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Ukończył aplikację prokuratorską. Wykonując zawód adwokata kontynuuje tradycje rodzinne. Prowadzi kancelarię w Warszawie i w Szczecinie. Jest doktorantem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego oraz studentem Master of Business Administration (MBA). Jest także doradcą restrukturyzacyjnym oraz mediatorem wpisanym na listę przy Sądzie Okręgowym w Szczecinie.