Mieszanka Internetu i technologii przyniosła wiele innowacyjnych rozwiązań dla biznesu, pozwalających na zwiększanie ilości wykonywanych zadań oraz kontrolę procesów, nad którymi musimy się w codziennej pracy koncentrować. Na szczęście, wiele z tych niekoniecznie przyjemnych i ciekawych zadań można usprawnić lub zautomatyzować.
Istnieją już programy ułatwiające planowanie czasu pracy zatrudnionych, systemy CRM/ERP do efektywnego zarządzania bazami danych i informacjami o klientach, kończąc na aplikacjach, które usprawniają proces komunikacji, zapisu i przechowywania informacji czy delegacji zadań w przedsiębiorstwach. Oprogramowania dla firm mogą łatwo zwiększyć produktywność oraz zaoszczędzić czas. Postaramy się omówić niektóre z nich.
Oprogramowanie do planowania pracy zatrudnionych
Jedną z oczywistych zalet oprogramowania do planowania pracy jest całodobowy dostęp do aplikacji za pomocą telefonu komórkowego, tabletu czy też osobistego komputera. Zarówno manager, jak i pracownicy posiadają dzięki temu dostęp do grafików publikowanych online, otrzymują powiadomienia e-mail o zmianach w grafiku oraz przypomnienia o potrzebie dokończenia rozpoczętych czynności.
Dopasowanie grafiku do dostępności zatrudnionych staje się zautomatyzowane oraz efektywniejsze. Pracownicy mogą zanotować swoją dostępność albo preferowany czas wolny, który potrzebują w danym miesiącu. Takie zabezpieczenie, jakim jest zredukowanie nieoczekiwanych braków kadrowych, pozwoli managerowi skupić się na jego głównych zadaniach związanych np. z zarządzaniem sprzedażą.
Planowanie grafiku on-line
Zdalne planowanie grafiku oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy daje pewność, że pracownik sumiennie wykonuje swoje obowiązki. Program zlicza spóźnienia i powstałe nadgodziny oraz czas wykonywania zadania przez pracownika. Dzięki oprogramowaniu znikają również wszelkie problemy związane z ewentualną potrzebą zmiany grafiku – pracownicy na bieżąco mogą obserwować wszystkie wprowadzane modyfikacje, dzięki czemu wszelkie nieporozumienia lub zapominanie o zmianach odchodzą w niepamięć.
W sytuacjach, gdy pracownik zmuszony jest do wcześniejszego wyjścia lub wie, że się spóźni, oprogramowanie takie jak np. Kadromierz, pozwoli mu zakomunikować brak zdolności do pracy. Tym samym istnieje duża szansa, że takie profilaktyczne działanie uchroni managera od niepotrzebnych strat wynikających z braku obsady w danych godzinach, a rozwiązanie usprawni komunikację między zatrudnionymi.
Aplikacje zwiększające indywidualną produktywność
Często, kiedy myślisz o zwiększeniu swojej produktywności, sięgasz po internet, w którym ilość rozproszonych informacji, jest tak duża, że ciężko Ci wyłapać jakąś konkretną poradę. Przypomina to polowanie dużych ryb na mniejsze skupiające się w ławicach.
Poszukując aplikacji na pewno natkniesz się na oprogramowanie takie jak Evernote, które pozwala zwiększać naszą produktywność. Aplikacje takie pozwalają na tworzenie i przypinanie indywidualnych notatek na temat zadań, które musimy wykonać w danym dniu lub czasie. Pozwalają one na budowanie zbioru ciekawych informacji oraz kolekcji stron www, na które zaglądamy od czasu do czasu w celu poszukiwania jakichś inspirujących dla nas informacji. W dodatku takie aplikacje pozwalają nam na sprawniejsze czytanie i odpowiadanie na e-maile. Najczęściej taki software posiada również kalendarz oraz funkcjonalne przypominanie nam o zaplanowanych zadaniach. Możesz sprawdzić również aplikacje typu CloudOn, która pozwala Ci tworzyć, czytać oraz dzielić się plikami tekstowymi, prezentacjami czy innymi dokumentami biurowymi na twoim telefonie.
Systemy CRM/ERP
Usprawnieniom twojego przedsiębiorstwa mogą służyć również systemy CRM (ang. Customer Resource Management) i ERP. Zintegrowanie się z takim oprogramowaniem zapewnia mnogość ważnych funkcjonalności w jednym miejscu. Takie programy integrują sprzedaż na stronie internetowej z innymi częściami twojego przedsiębiorstwa, takimi jak kupowanie półproduktów, lista płac czy zarządzanie klientami. Pomagają one w dużym stopniu w sprzedaży oraz w śledzeniu i wysyłaniu zamówień twoich klientów w jednym programie. Najczęściej takie oprogramowania współpracują również z Google Apps, Dropbox, czy Mail Chimp.
Ogólnie rzecz biorąc, technologia CRM/ERP stanie się w końcu bardzo ważnym elementem sukcesu wielu przedsiębiorstw, szczególnie dla ich działów sprzedaży. Takie oprogramowanie zawiera najczęściej funkcje zarządzania interakcjami z klientem czy kupcem. Truizmem jest również fakt, że pozwalają na łatwe automatyzowanie twojej firmy, organizowanie i synchronizowanie procesów skoncentrowanych na kliencie oraz pozwalają pozyskać większą ilość nowych klientów.
Monitorowanie czasu
Innym sposobem na zwiększenie produktywności przez automatyzację jest śledzenie czasu poświęconego na dany projekt czy zadanie. Sporo aplikacji może być używanych do monitorowania czasu spędzanego na naszej stronie internetowej przez odwiedzających. Istnieją również programy, które pozwalają śledzić czas pracy zatrudnionych przez nas osób. Dzięki temu możesz ocenić produktywność twoich pracowników oraz na podstawie analiz zwiększyć efektywność zarządzania. Dzięki takim aplikacjom możesz tworzyć raporty, które pozwolą Ci na identyfikację słabych stron produktu lub pracowników.
Produktywność oraz wydajność w biznesie zależy w dużym stopniu od produktywności i wydajności pracowników. Innowacje technologiczne i narzędzia do tworzenia środowiska kontroli czasu mogą zapewnić wysoką jakość organizacyjną oraz porządek, które stanowią kluczowe elementy w udanym środowisku pracy.
