W minionym tygodniu omówiliśmy zasadę swobody umów, która pozwala na zawarcie umowy w formie ustnej. Nie zawsze przypieczętowaniem relacji między przedsiębiorcami będzie spisanie obszernego dokumentu, który zawiera mało zrozumiałe dla przeciętnego człowieka zwroty i określenia. Umowy i kontrakty ustne również mają moc prawną i są zobowiązujące.
Co do zasady, forma prawna umów jest dowolna. Czasami przepisy wprowadzają jednak wymóg sporządzenia określonej umowy w jakiejś formie kwalifikowanej – pisemnej z notarialnie poświadczonym podpisem, pisemnej z datą pewną lub w formie aktu notarialnego, pod rygorem nieważności. Istnieją także przepisy, które zobowiązują do zachowania zwykłej formy pisemnej. W ten sposób powinna być sporządzona przykładowo umowa pożyczki lub umowa dostawy. Nie oznacza to jednak, że nie zachowanie tej formy skutkuje jej nieważnością. Ustne zawarcie takiej umowy jest możliwe jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego klient lub jeżeli strony uprawdopodobnią swoją wolę w jakikolwiek sposób na piśmie. W rzeczywistości więc założenia takiej umowy będą wiążące dla przedsiębiorców, ale problematyczne może okazać się dojście do porozumienia w sytuacji ewentualnego sporu. Jak udowodnić skuteczność takiej umowy?
Jeżeli kodeks cywilny nie przewiduje konieczności sporządzenia umowy na piśmie dla celów dowodowych lub pod rygorem nieważności, istnieje wiele możliwości dowiedzenia, że do zawarcia umowy faktycznie doszło.
W sytuacji, gdy stronami umowy jest dwoje przedsiębiorców, w takim procesie dopuszczalne będą dowody z przesłuchania stron i zeznań świadków. Zawierając umowę ustną warto zatem mieć u boku osobę trzecią, która będzie w stanie potwierdzić przyjęte ustalenia.
Zgodnie z kodeksem cywilnym status dowodu może mieć również uprawdopodobnienie zawarcia umowy w jakiejkolwiek formie pisemnej. Jeżeli przedsiębiorca wyśle do kontrahenta korespondencję potwierdzającą zawarcie umowy ustnej lub uzupełniającą ją, nie zmieniając jednocześnie jej treści w sposób znaczący, pismo to stanowić będzie potwierdzenie zawarcia takiej umowy, chyba że przeciwna strona niezwłocznie sprzeciwi się na piśmie. Zatem korespondencja w postaci e-mail, SMS, tradycyjnej poczty, ale także potwierdzenie przelewu czy potwierdzenie odebrania towaru, mimo że same w sobie nie mają statusu umowy, stanowią pisemne potwierdzenie jej skuteczności.
Reasumując, umowa ustna jest dopuszczalna we wszystkich przypadkach, w których ustawa nie wprowadza wymogu zastosowania innej formy pod rygorem nieważności. W przypadku poważnych transakcji warto jednak sporządzić taką umowę na piśmie. Dla usprawnienia funkcjonowania firm można jednak zawierać umowy w formie ustnej lub poprzez e-mail i SMS, zwłaszcza w mniej znaczących sytuacjach, w których efekty ewentualnych sporów nie będą miały wpływu na sprawność przedsiębiorstwa. Każdorazowo jednak warto uprawdopodobnić jej zawarcie na piśmie lub dokonywać ustalenia w obecności osób trzecich. Trzeba również mieć na uwadze, że o ile dość łatwo można będzie udowodnić fakt zawarcia takiej umowy, o tyle problematyczne może okazać się uzyskanie zgody w zakresie jej szczegółowych ustaleń.
Artykuł przygotowany był w ramach wtorkowego cyklu artykułów prawnych w dzienniku Kurier Szczeciński.
O autorze Zbigniew Machowski
Adwokat w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Ukończył aplikację prokuratorską. Wykonując zawód adwokata kontynuuje tradycje rodzinne. Prowadzi kancelarię w Warszawie i w Szczecinie. Jest doktorantem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego oraz studentem Master of Business Administration (MBA). Jest także doradcą restrukturyzacyjnym oraz mediatorem wpisanym na listę przy Sądzie Okręgowym w Szczecinie.