Prawdopodobnie każda firma nieraz borykała się z problemem braku zapłaty za wydany towar. Zwłaszcza, gdy przyszło do zapłaty podatku dochodowego. A ten staje się wymagalny z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, niezależnie od faktu uregulowania płatności przez odbiorcę. To z kolei prowadzi często do zatorów płatniczych, które mogą zachwiać kondycją finansową nawet świetnie zarządzanej firmy.
W niektórych sytuacjach istnieje możliwość zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodu wartości nieściągalnych wierzytelności. Korzystając z tej praktyki należy dopełnić pewnych warunków formalnych.
Wierzytelności odpisanych jako nieściągalne zgodnie z przepisami prawa nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem są takie wierzytelności nieściągalne, które uprzednio zostały zaksięgowane jako przychody należne, których nieściągalność została uprawdopodobniona.
Fundamentalnym warunkiem uznania nieściągalnych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie przychodu z tytułu sprzedaży. Pamiętajmy też, że należy się z tym spieszyć bowiem wierzytelności ulegają przedawnieniu. Co do zasady, termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata.
Kolejnym warunkiem jest właściwe, spełniające wymogi prawne udokumentowanie nieściągalności. Może nastąpić ono w wyniku postanowienia o nieściągalności wydanego przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, protokołu sporządzonego przez podatnika oraz postanowienia sądu o oddaleniu wniosku, umorzeniu lub ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania. Inne dokumenty nie zostaną uznane przez ustawodawcę.
W przypadku wierzytelności o niskich wartościach warto skorzystać z dokumentacji w formie protokołu, w której to sam podatnik wykazuje, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności są wyższe lub równe tej kwocie, a co za tym idzie, działanie to jest nieopłacalne.
Należy mieć na uwadze, że zgodnie z dominującym stanowiskiem organów podatkowych, w sytuacji gdy wierzyciel dochodził już od dłużnika wierzytelności w drodze egzekucyjnej, co okazało się bezskuteczne, nie jest zwolniony z obowiązku złożenia wniosku o wszczęcie egzekucji z tytułu kolejnych wierzytelności.
W praktyce niestety oznacza to każdą wierzytelność w stosunku do tego samego dłużnika należy odrębnie dokumentować, nawet w sytuacji gdy bezskuteczność została stwierdzona chociażby w stosunku do jednej z nich.
W przypadku jednak, gdy wierzyciel wystąpił do organu egzekucyjnego z wnioskiem o wszczęcie egzekucji jedynie części ustalonej wierzytelności i została uznana za nieściągalną, pozostałą część zobowiązania również można za takową przyjąć.
Wiele wątpliwości budzi określenie momentu, w którym można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu nieściągalną wierzytelność. Nie jest on wprost określony przepisami prawa. Organy podatkowe często przyjmują stanowisko, że podatnik może ująć nieściągalną wierzytelność w rozliczeniu za okres, w którym wykazał przychód ze sprzedaży, dokonując później korekty kosztów. Z drugiej strony jednak, zważając, że warunkiem zaliczenia w ciężar kosztów jest zebranie całej dokumentacji na temat nieściągalnej wierzytelności być może to właśnie ten moment powinien determinować zapisy księgowe.
O autorze Zbigniew Machowski
Adwokat w Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Ukończył aplikację prokuratorską. Wykonując zawód adwokata kontynuuje tradycje rodzinne. Prowadzi kancelarię w Warszawie i w Szczecinie. Jest doktorantem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego oraz studentem Master of Business Administration (MBA). Jest także doradcą restrukturyzacyjnym oraz mediatorem wpisanym na listę przy Sądzie Okręgowym w Szczecinie.