W przypadku gdy podatnicy nabywają towary i usługi, które jednocześnie wykorzystywane są do działalności gospodarczej oraz poza tą działalnością – są uprawnieni do odliczenia jedynie części naliczonego podatku VAT wynikającego z nabycia tych towarów i usług. Kwotę o którą można obniżyć należny VAT oblicza się za pomocą proporcji. Od 1 stycznia 2016r. ustawa o VAT wskazuje sposoby wyliczenia tzw. preproporcji (prewspółczynnika).
Według nowych przepisów (art. 86 ust. 2a-2h i ust. 22 ustawy o VAT) kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym w ustawie o VAT „sposobem określenia proporcji”.
Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej i dokonywanych przez niego nabyć. Z taką sytuacją mamy do czynienia jeżeli sposób ten:
1) zapewnia dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do części kwoty podatku naliczonego proporcjonalnie przypadającej na wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane oraz
2) obiektywnie odzwierciedla część wydatków przypadającą odpowiednio na działalność gospodarczą oraz na cele inne niż działalność gospodarcza, z wyjątkiem celów osobistych, do których mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy o podatku VAT – gdy przypisanie tych wydatków w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe.
Przy wyborze sposobu określenia proporcji można wykorzystać w szczególności następujące dane:
1) średnioroczną liczbę osób wykonujących wyłącznie prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie osób wykonujących prace w ramach działalności gospodarczej i poza tą działalnością;
2) średnioroczną liczbę godzin roboczych przeznaczonych na prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie godzin roboczych przeznaczonych na prace związane z działalnością gospodarczą i poza tą działalnością;
3) roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym obrocie podatnika z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w tym wartość dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, otrzymanych na sfinansowanie wykonywanej przez tego podatnika działalności innej niż gospodarcza;
4) średnioroczną powierzchnię wykorzystywaną do działalności gospodarczej w ogólnej średniorocznej powierzchni wykorzystywanej do działalności gospodarczej i poza tą działalnością.
Wprowadzone zasady określenia prewspółczynnika nie są na tyle precyzyjne, by wyeliminować wątpliwości dotyczące określenia właściwej proporcji przy nabywaniu towarów i usług wykorzystywanych zarówno w działalności gospodarczej jak i poza ta działalnością. Z drugiej strony wybór optymalnej metody ustalenia prewspółczynnika może przyczynić się do zmniejszenia obciążeń w VAT. Warto zatem dobrać metodę zgodnie z profilem prowadzonego biznesu.